Ab dem 02.08.2021 werden auch intern keine E-Mails mit Dateianhängen in alten Office-Formaten mehr angenommen.

Über Dateianhänge in alten Office-Formaten (wie z. B. .xls, .doc und .ppt) wird immer wieder per E-Mail Schadsoftware auf Rechnern im Netz der Universität verbreitet, da diese Makros enthalten können über die z.B. Trojaner eingeschleust werden können. Die auf den Arbeitsplätzen und den Mailservern eingesetzten Virenscanner können die Schadsoftware oft nicht erkennen, da diese vor dem Angriff geringfügig verändert wird.

Wegen der von diesen Dokumenttypen ausgehenden Gefahr für alle Rechner des Universitätsnetzes nehmen die zentralen Mailserver der UDE deshalb seit dem 01.07.2019 von extern keine E-Mails mit solchen Dateianhängen mehr an. Sowohl Sie als Empfänger als auch der Absender werden darüber informiert (siehe Beispiel).

Ab dem 02.08.2021 können auch intern keine alten Office Formate mehr verschickt werden. Als Absender bekommen Sie folgende Meldung:

"Die Nachricht wurde nicht angenommen, weil sie die UDE-Mailpolicy verletzt. Dateien in Legacy-Office-Formaten zu verschicken, ist nicht erlaubt. Weitere Informationen: https://www.uni-due.de/zim/services/e-mail/microsoft-formate.php

Your message wasn't delivered because the email admin for the organization 'win.uni-due.de' created an email rule restriction. Please contact the email admin for that organization and ask them to remove or update the rule restriction.
For more information about this error, see DSN code 5.7.1 in Exchange Online - Office 365."

Da es sich um eine Sicherheitsmaßnahme handelt, kann es dazu auch keine Ausnahme geben.

Bitte verwenden Sie diese alten Formate am besten gar nicht mehr und stellen Ihre Dateien auf die neuen Formate (wie z. B. xlsx, docx, pptx) um (siehe unten) und bitten Ihre Kommunikationspartner auch darum, die Dokumente einmal in das neue Format zu bringen. Die neuen Formate können keine Makros enthalten und sind daher deutlich sicherer.

Die flächendeckende Verwendung der aktuellen Formate erschwert es Angreifern, gefährliche Dokumente einzuschleusen. Sie erhöhen damit Ihre eigene Sicherheit und die Ihrer Kommunikationspartner.

Wie erkenne ich alte Formate?

Im Explorer können Sie unter 'Ansicht' den Haken bei 'Dateinamenerweiterungen' setzen oder Sie lassen sich den Typ der Datei anzeigen (rechte Maustaste neben 'Namen' -> 'Weitere' , Haken bei 'Typ' setzen.

alte Erweiterung alter Typ neue Erweiterung neuer Typ
.doc Word 97-2003-Dokument .docx Word-Dokument
.dot Word 97-2003-Vorlage .dotx Word-Vorlage
.xls Excel 97-Excel 2003-Arbeitsmappe .xlsx Excel-Arbeitsmappe
.xlt Excel 97-Excel 2003-Vorlage .xltx Excel-Vorlage
.ppt PowerPoint 97-2003-Präsentation .pptx PowerPoint-Präsentation
.pps PowerPoint 97-2003-Präsentation .ppsx PowerPoint-Präsentation
.pot PowerPoint 97-2003-Vorlage .potx PowerPoint-Vorlage

Wie wandele ich in neue Formate um?

Laden Sie die Datei in ein aktuelles Office Programm z.B. Word 2019 und speichern die Datei im neuen Format ab. Dazu gehen Sie unter 'Datei' -> 'Speichern unter' und wählen dort den aktuellen Typ aus.

Als Mitarbeiter/in können Sie Office 2019 kostenlos auf dienstlich genutzten Rechnern installieren. Auf zentral gemanagten Systemen steht immer die aktuellste Office-Version zur Verfügung.