Drucken von einem PC

Zum Funktionsumfang der Druckmanagement-Software „Q-Pilot“ gehört ein lokal installierter Druck-Client, der auf Ihrem dienstlichen PC-Arbeitsplatz ausgeführt wird. Dieser sorgt dafür, dass Ihre Druckaufträge sicher verarbeitet und korrekt an das System übermittelt werden.

Wenn der Q-Pilot Druck-Client aktiv ist, wird dies durch ein Symbol im Infobereich der Taskleiste (rechts unten, neben der Uhrzeit) angezeigt. Die Farbe des Symbols gibt Auskunft über den Verbindungsstatus:

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• Grau: Der Client ist erfolgreich mit dem Server verbunden - Drucken ist möglich.
• Rot: Es besteht aktuell keine Verbindung zum Server - Druckaufträge können nicht übertragen werden.

Hinweis bei Verbindungsproblemen:
Wird ein Fehlerstatus angezeigt, behebt in der Regel ein Neustart des PCs das Problem. Sollte die Störung weiterhin bestehen, wenden Sie sich bitte an den IT-Support.

 

Drucken über den Druck-Client:
Der Druck-Client ersetzt den klassischen Druckertreiber-Dialog durch eine vereinfachte Benutzeroberfläche, die für die meisten Druckanforderungen vollkommen ausreichend ist.

1. Start des Druckvorgangs:
   Sobald Sie wie gewohnt einen Druckbefehl aus einer Anwendung (z. B. Word, Excel, PDF) geben, öffnet sich automatisch der Druck-Client.
    
2. Vereinfachter Dialog:
   Hier können Sie grundlegende Einstellungen wie Kopienanzahl, Papierformate oder Farbwahl vornehmen. Der Druckauftrag wird anschließend an Ihre persönliche Warteschlange gesendet und steht an jedem Gerät für Mitarbeitende zur Abholung bereit. Das Ziel „UDE-Drucksystem“ ist bereits voreingetragen.
    
3. Erweiterte Einstellungen (optional):
   Wenn Sie spezielle Optionen benötigen (z. B. Papierschächte, Endverarbeitung, benutzerdefinierte Formate), klicken Sie im Client auf „Mit Systemdialog drucken“. Dadurch öffnet sich der vollständige Druckertreiber-Dialog mit allen verfügbaren Einstellmöglichkeiten.

 

Der abgesendete Druckjob kann an jeder beliebigen Druckstation ausgedruckt bzw. abgeholt werden. Dies ist bis zu 5 Tagen im Nachgang möglich.

Halten Sie dazu Ihren Dienstausweis an den Kartenleser neben der Druckstation.
Siehe: Anmeldung an den Multifunktionsgeräten

💡 Hinweis:
Bei größeren Druckaufträgen nimmt die Verarbeitung etwas Zeit in Anspruch. Am Drucker blinkt dann eine LED, welche anzeigt, dass das Gerät sich derzeit in der Aufbereitung Ihrer Druckaufträge befindet, bitte haben Sie in dieser Situation etwas Geduld.

Erstanmeldung / Registrierung des Ausweises

Sofern Sie sich erstmalig an einem Multifunktionsgerät anmelden, müssen Sie über die Schaltfläche „Anmelden ohne Druck“ eine einmalige Registrierung unter Angabe Ihres Benutzerkontos vornehmen. Nach erfolgreicher Registrierung ist der Ausweis dauerhaft mit Ihrem Benutzerkonto verknüpft und kann zukünftig zur schnellen Anmeldung, egal an welchem Gerät, verwendet werden.
 

Voraussetzung: Ihr Benutzerkonto muss im UDE-Verzeichnisdienst vorhanden sein.

Anmeldung an den Multifunktionsgeräten

Durch die Einbindung der Geräte in die zentrale Druckmanagementsoftware Q-Pilot, sind die Multifunktionsgeräte grundsätzlich gesperrt und auf dem Display wird ein Anmeldefenster angezeigt.

Sie haben hier zwei Möglichkeiten, sich anzumelden:

1. Anmeldung per Dienstausweis (empfohlen):
   Halten Sie Ihren Dienstausweis an den dafür vorgesehenen Bereich des Geräts. Ihr Ausweis wird erkannt und Sie werden automatisch angemeldet.
2. Manuelle Anmeldung (alternative Methode):
   Geben Sie Ihre KS-Nummer oder Benutzerkennung sowie Ihr Passwort über das Touch-Display ein.

💡 Hinweis:
Nach Abschluss der Gerätebenutzung müssen sich Mitarbeitende aktiv vom Gerät abmelden, damit das Display wieder gesperrt wird. Siehe dazu auch "Abmelden an der Druckstation". 
Falls keine manuelle Abmeldung durchgeführt wird, meldet das Gerät den Mitarbeitenden nach 60 Sekunden Display-Inaktivität automatisch ab.

Funktionsauswahl nach erfolgreicher Anmeldung

Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie automatisch auf den Startbildschirm, hier stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

• QPilotPrint – für die Ausgabe Ihrer Druckaufträge
• QPilotScan – zum Scannen von Dokumenten
• Kopie – um Kopien direkt am Gerät zu erstellen

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Bitte beachten Sie:
Das Bedienerprogramm (Zahnradsymbol) ist geschützt und ausschließlich für Administratoren zugänglich.

Drucken mit QPilotPrint / Abholen von Druckaufträgen 

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Tippen Sie auf dem Startbildschirm auf die Schaltfläche „QPilotPrint“, um in die Druckübersicht zu gelangen. In diesem Bereich sehen Sie:

• Neue Druckaufträge: eine Liste Ihrer zur Ausgabe bereitstehenden Druckaufträge
• Gedruckte Druckaufträge: bereits gedruckte Dokumente zur Nachverfolgung (sofern aktiviert)

Sie können jeden angezeigten Druckauftrag mit einem Tipp auf das entsprechende Dokument zur Ausgabe freigeben. Optional können Sie nicht mehr benötigte Aufträge direkt löschen.

💡 Hinweis:
Wenn Sie in diesem Bereich fertig sind, gelangen Sie über das Haus-Symbol jederzeit wieder zurück in das Hauptmenü.

Scannen mit QPilotScan

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Tippen Sie auf dem Startbildschirm auf die Schaltfläche „QPilotScan“, um das Scan-Menü zu öffnen.
Hier steht Ihnen die Funktion Scan4Me zur Verfügung:

• Mit einem Tipp auf „Scan4Me“ wird der Scanvorgang gestartet.
• Das gescannte Dokument wird anschließend automatisch an Ihre dienstliche E-Mail-Adresse gesendet. Diese ist im Q-Pilot-System für Sie hinterlegt.

💡 Hinweis:
Scan4Me eignet sich besonders für schnelle, unkomplizierte Selbstscans ohne weitere Einstellungen vornehmen zu müssen. Im Laufe der Software-Implementierung können ggf. noch weitere Scan-Workflows etabliert werden und die Auswahl an vorgegbenen Workflows ändert sich dementsprechend.

 

Dateinamen eingeben:
Über die Schaltfläche „Optionen“ haben Sie die Möglichkeit, einen individuellen Dateinamen für Ihren Scan zu vergeben.

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Tippen Sie dazu auf das Feld mit dem aktuellen Dateinamen und anschließend auf das Symbol neben dem Anzeigefenster.

Daraufhin öffnet sich automatisch die virtuelle Tastatur, über die Sie den gewünschten Dateinamen eingeben können.

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Erweiterte Scaneinstellungen aufrufen:
Über die Schaltfläche „Scaneinst.“ öffnet sich ein entsprechendes Einstellungsmenü. Hier können Sie verschiedene Parameter anpassen, um das Scan-Ergebnis individuell an Ihre Anforderungen anzupassen.

Typische Optionen umfassen beispielsweise:

• Farbmodus
  Wählen Sie zwischen Farbe, Graustufen oder Schwarz-Weiß, je nach gewünschter Qualität und Dateigröße.

• Scanformat
  Legen Sie fest, ob Ihre Datei als PDF, JPEG, TIFF oder in einem anderen verfügbaren Format gespeichert werden soll. Alle Geräte verfügen über eine Texterkennung, somit können Sie auch durchsuchbare PDF Dokumente erzeugen.

• Beidseitiger Scan (Duplex)
  Aktivieren Sie diese Funktion, wenn beidseitig bedruckte Vorlagen automatisch beidseitig gescannt werden sollen.

• Auflösung
  Die vorgegebene Standardauflösung ist in der Regel ausreichend für Textdokumente. Für besonders feine Details (z. B. Bilder, Pläne, Grafiken) kann die Auflösung erhöht werden.
  💡 Hinweis: Höhere Auflösungen erzeugen größere Dateien.

 

Erweiterte Scaneinstellungen zurücksetzen
Über die mittlere Schaltfläche „Änder-modus“ können Sie sämtliche vorgenommene Anpassungen an den Scaneinstellungen zurücksetzen und somit die Standardeinstellungen wiederherstellen.

Scannen auf einen USB-Stick / Drucken von einem USB-Stick

Wenn Sie einen USB-Stick verwenden möchten, schließen Sie diesen bitte zunächst an das Gerät an.
Sobald der Stick korrekt erkannt wurde, erscheint in der oberen Leiste ein entsprechendes Symbol:


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🔒 Wichtig:
Damit der USB-Stick vom Multifunktionsgeräte erkannt und verwendet werden kann, muss er im Dateisystem FAT32 formatiert sein. Aktuelle USB-Sticks mit einem hohen Speichervolumen sind technologisch bedingt ggf. in einem anderen Dateisystem formatiert.

Tippen Sie auf dieses Symbol, um zu dem nachfolgenden Auswahlbildschirm „Externer Speicher“ zu gelangen:
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In diesem Dialog können Sie festlegen, ob Sie ein Dokument auf den USB-Stick scannen möchten oder ob Sie ein bestehendes Dokument vom USB-Stick ausdrucken möchten.

Sofern Sie scannen möchten, erscheint folgender Dialog:

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Hier können Sie festlegen, wie Ihre Scans auf dem USB-Stick gespeichert werden sollen.
In diesem Menü stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung, um den Scanvorgang individuell zu konfigurieren.

Typische Einstellungsmöglichkeiten:

• Wahl des Speicherpfads (falls Unterordner vorhanden sind) / Dateibenennung
• Auswahl des Dateiformats (z. B. PDF)
• Verschiedene Qualitätseinstellungen

Kopieren

Tippen Sie auf dem Startbildschirm die Schaltfläche „Kopie“, um den Kopierdialog aufzurufen.

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Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich gestaltet und weitgehend selbsterklärend. Typische Optionen sind:Anzahl der Kopien

• Auswahl zwischen ein- und beidseitigem Kopieren (Simplex/Duplex)
• Farbmodus (Farbe oder Schwarz-Weiß)
• Vergrößern / Verkleinern

💡 Hinweis:
Wenn Sie keine besonderen Einstellungen benötigen, können Sie nach dem Einlegen des Originals (Auf dem Scannerglas oder in die obere automatische Dokumentenzuführung) den Kopiervorgang direkt mit dem Start-Button beginnen.

Auswahl einer Kostenstelle

Sofern Ihrem Benutzerkonto mehrere Kostenstellen zugeordnet sind, erscheint beim Start eines Druck-, Scan- oder Kopiervorgangs ein Auswahlfenster mit Ihrer bereits voreingetragenen Standardkostenstelle.

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Tippen Sie auf das Symbol neben dem Anzeigefeld um eine Übersicht der verfügbaren Kostenstellen zu öffnen.​

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In der Liste sehen Sie alle Kostenstellen, für die Sie berechtigt sind. Wählen Sie durch Antippen diejenige aus, auf die der aktuelle Vorgang abgerechnet werden soll

Abmelden an der Drucksattion

Wenn Sie Ihre Arbeiten am Gerät beendet haben, wird ein manuelles Abmelden empfohlen, um sich selbst bzw. das eigene Benutzerkonto zuverlässig vom System abzumelden.

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​Tippen Sie dazu auf das Abmelde-Symbol

welches auf dem Bildschirm angezeigt wird und bestätigen Sie Ihre Abmeldung mit dem Haken.

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Alternativ erfolgt ein automatischer Logout nach 60 Sekunden Display-Inaktivität. Dennoch ist der manuelle Logout insbesondere bei gemeinsam genutzten Geräten dringend empfohlen.

💡 Hinweis:
Nach dem Logout erscheint automatisch wieder das Anmeldefenster für den nächsten Nutzenden.

Papierversorgung

Jede Einrichtung, Fakultät, Institution oder Verwaltungsstelle kann über einen bestehenden Rahmenvertrag mit einem Lieferanten Papier für den eigenen Bedarf bestellen. Weitere Informationen sind unter folgendem Link zu finden:

https://www.uni-due.de/verwaltung/einkauf/papier.php

Die Befüllung der Papierkassetten der Geräte obliegt den jeweiligen Nutzenden, dem lokalen IT-Support oder anderen verantwortlichen Mitarbeitenden.

Auf besonderen Wunsch können innerhalb der dauerhaften Geräteüberwachung Benachrichtigungsregeln zum Papierstand hinterlegt werden. Dadurch wird bei einem niedrigen Papierstand automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung an ein durch Sie vorab definiertes Postfach gesendet. Bitte wenden Sie sich hierfür an die Hotline des ZIM. hotline.zim@uni-due.de 

Toner / Tonerwechsel / Tonerentsorgung

Die Nachlieferung von Toner erfolgt automatisch innerhalb von drei Tagen an die jeweilige Poststelle oder Pforte (die spezifische Lieferadresse jedes Gerätes). Die Versandlabels beinhalten ein eindeutiges Identifikationsmerkmal, um eine stellplatzgenaue Zuweisung des angelieferten Toners zu gewährleisten.

Der Wechsel des Toners am jeweiligen Gerät wird durch die Mitarbeitenden in Eigenverantwortung organisiert und durchgeführt. Bei Bedarf besteht zudem ein kostenpflichtiger Austauschservice durch Konica Minolta zur Verfügung. Die Kosten für diesen Austauschservice gehen gemäß Bestellerprinzip 1:1 an die jeweilige Fakultät / Einrichtung / Institution.

Um diesen Tonerwechselservice seitens Konica Minolta anzufordern, wenden Sie sich bitte an die Telefonnummer 0800 / 249 482 4 um dort den Service entsprechend anzufordern bzw. zu beauftragen.

Alternativ kann die Bedarfsanforderung für den Tonerwechsel Service auch über das Konica Minolta Serviceportal „e-commerce“ unter Angabe der Equipment Nummer (Teil des aufgeklebten Gerätelabels) beauftragt werden:

https://ds-ecommerce.konicaminolta.de/de-de/guest-login/equipment-selector?action=1

Verbrauchte und ursprünglich von Konica Minolta gelieferte Verbrauchsmaterialen werden über das Konica Minolta Clean Planet Programm zurückgenommen und umweltgerecht entsorgt bzw. recycelt. Bitte sammeln bzw. entsorgen Sie dafür die verbrauchten Toner in den jeweils dafür bereit gestellten Sammelbehältnissen. Diese werden regelmäßig abgeholt und durch leere Behältnisse ausgetauscht.

Fragen / Störungen / Servicetechniker

Bei Fragen rund um die Themen Drucken / Kopieren / Scannen mit den Multifunktionsgeräten stehen Ihnen die ePoints des ZIM als Ansprechpartner zur Verfügung.

Jedes Gerät verfügt über einen gut sichtbaren Serviceaufkleber mit einer eindeutigen Stellplatzidentifikation sowie den notwendigen Kontaktinformationen, damit auftretende Probleme und Störungen über die ePoint‘s bzw. dem ZIM-Kundenservice gemeldet werden können. Falls das gemeldete Problem nicht eigenständig gelöst werden kann, wird das Anliegen vom ePoint oder dem ZIM-Kundenservice an Konica Minolta weitergeleitet.

Für diese weitergeleiteten Störungen gibt es im Rahmen eines Servicevertrags verpflichtende vor-Ort Reaktionszeiten (spätestens nächster Werktag) bzw. auch Wiederherstellungszeiten (spätestens nach 3 Werktagen).

Die Unterstützung bei Problemen an Ihren PC-Arbeitsplätzen (z.B. Druckeranbindung, Q-Pilot PrintClient, etc.) wird in den vom ZIM betreuten Bereichen (z.B. ZV, UB, KWI, Mathematik, …) vom Kundenservice des ZIM erbracht. In allen anderen Bereichen ist der jeweilige lokale IT-Support der entsprechenden Einrichtung, Fakultät oder Institution der zuständige Ansprechpartner.