Bedienung des Bürotelefons über den Computer

OpenTouch Conversation

OpenTouch Conversation ist die CTI (Computer Telephony Intergration) Lösung der Firma Alcatel. Dieses Tool ermöglicht eine einfache Bedienung des Bürotelefons über den Computer. So können Gespräche einfach auf dem jeweiligen Gerät angenommen und bearbeitet werden.

Ideal fürs Homeoffice oder für Dienstreisen geeignet, da man quasi das Bürotelefon überall hin mitnehmen kann.

Sie haben die Möglichkeit, ihr Bürotelefon von der Ferne aus auf die Voicemail oder auf ihr Diensthandy weiterzuleiten. Sie können sich ihren Gesprächsverlauf anschauen und mögliche verpasste Anrufe nachträglich bearbeiten. Auch hinterlegte Nachrichten auf der Voicemail können von der Ferne abgefragt werden.

Bitte beachten Sie, dass mit dem OpenTouch Conversation Tool nur die Fernbedienung Ihres Bürotelefons möglich ist. Das Telefonieren mit z. B. Headset ist aus technischen Gründen nicht möglich und aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht an der Universität Duisburg-Essen freigeschaltet und eingerichtet. Bitte verwenden Sie zum telefonieren ausschließlich das Ihnen zur Verfügung stehende Telefon/Handy vor Ort und die damit verbundene Nomadic-Funktion dieser Software.

Es können lokale Kontakte abgespeichert werden, um so ein eigenes Telefonbuch zu führen. Diese Kontakte werden nur im OpenTouch Conversation angezeigt. Auf das Bürotelefon haben diese keine Auswirkung. Das Verzeichnis des Telefonbuchs der UDE ist natürlich auch vorhanden.

Wie nutze ich OpenTouch Conversation?

OpenTouch Benutzer beantragen:

Um den Opentouch Conversation Client nutzen zu können, wird ein Benutzer in OpenTouch benötigt. Für die Freischaltung schicken Sie bitte eine E-Mail an den TK-Service des jeweiligen Campus:

Campus Duisburg: tk-service-du@uni-due.de
Campus Essen:  tk-service-e@uni-due.de

Folgende Daten werden benötigt:
Name
Vorname
E-Mail-Adresse
Rufnummer
Unikennung
Voicemail Ja/Nein

Wir schicken Ihnen einen Benutzername und ein zufällig generiertes Passwort. Das Passwort sollte unter https://otms.tk.uni-due.de geändert werden.

 

OpenTouch Client installieren:

Anschließend müssen Sie den OpenTouch Client ( Download (Windows) ; Download (Mac) ) installieren.

Servernamen:
Interner Name: aluotms1.tk.zim.uni-due.de
Externer Name: otms.tk.uni-due.de

Installationsanleitung für Windows 10

Leistungsmerkmale

Standardfunktionen:

  • Steuerung des lokalen Telefons
  • Rufweiterleitung
  • programmierbare Tasten
  • Anzeige für verpasste und getätigte Anrufe
  • Abrufen der Voicemail
  • Anlegen von lokal gespeicherten Kontakten
  • Kontakte aus dem Telefonbuch der UDE
  • Outlook Integration
  • Instant-Messagegin
  • Bildschirmfreigabe
  • Datenaustausch

Erweiterte Funktion für registrierte und genehmigte Telearbeitsplätze:

  • Nomadic-Modus zum Führen von dienstlichen Telefonaten (One-Number-Prinzip)

Ansicht

Der OpenTouch Conversation Client bietet zwei verschiedene Ansichten. Eine Einzel Ansicht und eine kombinierte Ansicht.

Einzelansicht:

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Um auf die Ansicht der einzelnen Registerkarten zu wechseln, klicken Sie unten links auf folgendes Symbol Opentouch-icon-33. Ihre Kontakte und der Konversationsverlauf werden nun einzeln aufgeführt.​​

Kombinierte Ansicht:

Opentouch-73

Die kombinierte Ansicht zeigt die Kontakte und den Konversationsverlauf in einer Registerkarte an.

Um auf diese Ansicht zu wechseln, klicken Sie unten links auf das Symbol Opentouch-icon-34

Anruf tätigen

Um das Tastenfeld zu öffnen klicken Sie, auf der Startseite, auf das Symbol Opentouch-icon-28.

Opentouch-51

Es erscheint direkt unterhalb des Symbols das benötigte Tastenfeld.

Opentouch-52

Sie können nun mit Hilfe der Tasten wählen oder einfach per Tastatur eine Rufnummer tippen.

Hinweis: Für externe Gespräche wird keine zusätzliche 0 benötigt.

Klicken Sie dann auf den Hörer Opentouch-icon-29 ​, um ein Gespräch aufzubauen. Ihr Bürotelefon sollte nun die gewählte Rufnummer automatisch wählen.

Um einen Anruf über Ihre Kontakte zu tätigen, klicken Sie einfach auf den Hörer Opentouch-icon-30. Auf der Visitenkarte der einzelnen Rufnummern finden Sie das gleiche Symbol.


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Alternativ kann man auch direkt über die Suchleiste einen Anruftätigen. Tippen Sie dafür einfach eine Rufnummer in diese hinein und drücken auf Enter.

Opentouch-54

Ansicht des Konversationsverlaufs

Den Konversationsverlauf finden Sie auf der Startseite unter dem Symbol Opentouch-icon-19. Dieser ist identisch mit der Anrufliste in Ihrem Bürotelefon.

Sie finden dort alle verpassten, angenommenen und getätigten Anrufe, die Sie dann ganz leicht verwalten können.

Opentouch-45

Über dem Verlauf finden Sie ein paar Symbole, die Ihnen bei der Verwaltung helfen.

Opentouch-46

Mit dem Symbol Opentouch-icon-11 löschen Sie Ihre Anrufliste.

Mit dem Symbol  Opentouch-icon-21 werden alle verpassten Anrufe bestätigt.

Mit dem Punkt Alle werden alle Gespräche angezeigt.

Mit dem Punkt Verpasst werden nur Gespräche angezeigt, die Sie nicht angenommen haben.

Mit dem Symbol Opentouch-icon-22 wechseln Sie zum jüngsten Ereignis im Gesprächsverlauf.

Hinweis: Auf der zweiten Seite der Visitenkarte einer Rufnummer, finden Sie einen einzelnen Verlauf zum Teilnehmer.

Kontakte suchen

Die Suche erfolgt im OpenTouch Conversation über Ihr lokales Verzeichnis und das der UDE .

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Klicken Sie auf eines der folgenden Symbole:

  • Opentouch-icon-12 Lokale Suche
  • Opentouch-icon-13 Suche im Telefonbuchverzeichnis

Geben Sie im Suchbereich den Namen Ihres Kontaktes ein.

Opentouch-34

Nach der Eingabe wird diese auf mögliche Kontakte ergänzt und vorgeschlagen. Sie haben dann die Möglichkeit, alle Treffer der lokalen Suche auszuwählen oder die Ergebnisse im Telefonbuch der UDE anzeigen zu lassen. Mit dem Symbol Opentouch-icon-14   wird die Suche abgebrochen.

Die Suchleiste kann man sich auch im Windows-Infobereich anzeigen lassen. Klicken Sie dafür mit der rechten Maustaste auf das kleine OpenTouch Conversation-Symbol Opentouch-icon-15  ,welches Sie unten rechts im Infobereich finden. Dort können Sie sich die Suchleiste anzeigen lassen und natürlich auch ausblenden.

Erklärung der Bedienoberfläche des OpenTouch Conversation Clients

Opentouch-17

  1. Nachname und Vorname
    Um diesen ändern zu lassen schicken Sie bitte einen Änderungsantrag an ihren TK-Service.
     
  2. Derzeitiges Telefon
    Unter diesem Menüpunkt werden auch die Rufumleitungen eingerichtet oder in die Homeoffice (Nomadic-Funktion) gewechselt.
     
  3. Aktuelles Weiterleitungsprofil und aktueller Status
     
  4. Profilbild einrichten
    Dieses wird für andere OpenTouch Conversation Nutzer angezeigt.
     
  5. Aktueller Präsenzstatus
    Ändert sich automatisch bei einem Gespräch oder bei längerer Abwesenheit am PC.
     
  6. personalisierte Statusmeldung eingeben
    Wird nur bei bevorzugten Kontakten angezeigt (Punkt 9 & 10).
     
  7. Zeigt oder verbirgt die Symbolleiste für programmierbare Tasten.
     
  8. Eigene Tasten programmieren
    und diese zum Beispiel mit Rufnummern und/oder Leistungsmerkmale belegen. Diese Tasten haben keine Einwirkung auf die Tasten des Bürotelefons.
     
  9. Suchleiste für lokale oder Telefonbuchverzeichnis Einträge.
     
  10. Kontakte zu Ihren Favoriten hinzufügen
    und einen Namen vergeben (auch externe Rufnummern). Bei Teilnehmern, die auch den OpenTouch Conversation Client benutzen, wird automatisch der Name der Telefonanlage benutzt.
     
  11. Favorisierte Kontakte
     
  12. Konversationsverlauf aller Gespräche
     
  13. Menü, um Sprachnachrichten anzuzeigen und abzuhören
     
  14. Menü zur Erstellung von Besprechungen (Konferenzräume). Derzeit nicht in Funktion.
     
  15. Tastenfeld, um Nummern oder Leistungsmerkmale zu wählen.
     
  16. Symbol für eine Sammelanschlussgruppe.
    Wird nur bei Nutzern angezeigt, die dieses Leistungsmerkmal aktiviert haben. Damit kann man sich aus der Gruppe abmelden und wieder anmelden.
     
  17. Einstellungen für den OpenTouch Conversation Client.
     
  18. Kontakte und Gesprächsverlauf in einer Ansicht anzeigen lassen oder in einzelnen Registerkarten.
     
  19. Ändern der Größe des Fensters vom OpenTouch Conversation Client.

Präsenzstatus

Der OpenTouch Conversation Client zeigt die Verfügbarkeit der Nutzer in Echtzeit an. Dabei wird zwischen vier Verschiedenen Möglichkeiten unterschieden. Der farbige Kreis um das Bild zeigt den Status an.

Opentouch-status-01
Verfügbar
​   Opentouch-status-02
Besetzt
   Opentouch-status-03
Abwesend
   Opentouch-status-04
Offline

 

 

Um diesen zu ändern klicken Sie einfach auf den aktuellen Präsenzstatus und wählen einen neuen aus.

Opentouch-27

Achtung: Um den Status anderer Nutzer zu sehen, muss dieser erst in den Favoriten hinzugefügt werden.

Statussymbole

Opentouch-status-05
Weiterleitung auf eine Rufnummer
Opentouch-status-06
Weiterleitung auf die Voicemail
Opentouch-status-07
Das Bürotelefon wird benutzt, um Anrufe zu tätigen
Opentouch-status-10 Dualer Rufton ist aktiviert
Opentouch-status-11 Stummschaltung des Computers
Opentouch-status-12
Das angeschlossene Headset wird benutzt
Opentouch-status-13
Mikrofon und Lautsprecher werde von zwei Geräten genutzt
Opentouch-status-14
Mikrofon oder Lautsprecher werden nicht erkannt
Opentouch-status-15
Manager/Assistent aktiviert