Sie können E-Mails lokal auf Ihrem Rechner speichern und somit die Größe Ihres Postfaches reduzieren. Über Outlook sind diese E-Mails weiterhin sichtbar.

Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten:

- Klicken Sie im Menü auf "Datei" -->"Archivieren"
- Wählen Sie den Ordner, aus dem E-Mails archiviert werden sollen
- Geben Sie die Archivdatei an, in die die Daten geschrieben werden sollen (diese können Sie in diesem Moment auch neu anlegen)
- Geben Sie an, bis zu welchem Datum die E-Mails archiviert werden sollen
- Markieren Sie 'Auch Elemente, für die keine Autoarchivierung aktiviert ist'
- Wenn Sie auf 'ok' klicken, wird die gleiche Struktur, die Sie in Ihrem Postfach haben, im Ordner 'Archivordner' angelegt, der nun als Ordner in Ihrem Postfach sichtbar ist und die E-Mails des markierten Ordners, die älter als das angegebene Datum sind, werden in diesen Ordner (der lokal auf Ihrem Rechner liegt) kopiert. Sie werden im Originalordner gelöscht!

oder

- Klicken Sie im Menü auf "Datei" --> "Kontoeinstellungen" --> "Kontoeinstellungen"
- Klicken Sie auf den Reiter "Datendateien"
- Klicken Sie auf "Hinzufügen" und vergeben Sie für die pst-Datei einen aussagekräftigen Namen (z.B. "Lokales Archiv")
- Bestätigen Sie den Dialog mit "OK" uns schließen Sie die Kontoeinstellungen
- Das neue Mailarchiv sollte nun links in der Liste der E-Mailkonten erscheinen und kann wie gewohnt durch neue Ordner strukturiert werden.
Die hier erstellten Ordner erscheinen dann auch, wie in der Anleitung beschrieben, im Dialog "Verschieben" --> "In anderen Ordner"

Wichtig: Die verschobenen E-Mails werden nicht mehr durch den Mailserver gesichert. Um Datenverlust zu vermeiden, sollten Sie die pst-Datei in Ihre regelmäßige Datensicherung aufnehmen.