Neben der Quota-Anzeige im Webmail-Interface kann nun auch über das Selfcareportal das aktuelle und verwendete Mail-Quota eingesehen werden.

Das Selfcareportal finden Sie unter http://www.uni-due.de/zim/quick/selfcareportal

Die Belegung eines Postfaches, auf dem Exchange-Server, kann über OWA eingesehen werden.

1. Logen Sie sich bei OWA ein
2. Klicken oben rechts auf das Zahnrad und wählen Optionen
3. Auf der linken Seite wählen Sie Allgemein > Mein Konto
4. Unter Postfacverwendung wird der belegte und verfügbare Speicher angezeigt

Das Quota für Postfächer kann durch eine entspr. Anfrage bei "benutzerverwaltung@uni-due.de" erhöht werden.

Sie können E-Mails lokal auf Ihrem Rechner speichern und somit die Größe Ihres Postfaches reduzieren. Über Outlook sind diese E-Mails weiterhin sichtbar.

Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten:

- Klicken Sie im Menü auf "Datei" -->"Archivieren"
- Wählen Sie den Ordner, aus dem E-Mails archiviert werden sollen
- Geben Sie die Archivdatei an, in die die Daten geschrieben werden sollen (diese können Sie in diesem Moment auch neu anlegen)
- Geben Sie an, bis zu welchem Datum die E-Mails archiviert werden sollen
- Markieren Sie 'Auch Elemente, für die keine Autoarchivierung aktiviert ist'
- Wenn Sie auf 'ok' klicken, wird die gleiche Struktur, die Sie in Ihrem Postfach haben, im Ordner 'Archivordner' angelegt, der nun als Ordner in Ihrem Postfach sichtbar ist und die E-Mails des markierten Ordners, die älter als das angegebene Datum sind, werden in diesen Ordner (der lokal auf Ihrem Rechner liegt) kopiert. Sie werden im Originalordner gelöscht!

oder

- Klicken Sie im Menü auf "Datei" --> "Kontoeinstellungen" --> "Kontoeinstellungen"
- Klicken Sie auf den Reiter "Datendateien"
- Klicken Sie auf "Hinzufügen" und vergeben Sie für die pst-Datei einen aussagekräftigen Namen (z.B. "Lokales Archiv")
- Bestätigen Sie den Dialog mit "OK" uns schließen Sie die Kontoeinstellungen
- Das neue Mailarchiv sollte nun links in der Liste der E-Mailkonten erscheinen und kann wie gewohnt durch neue Ordner strukturiert werden.
Die hier erstellten Ordner erscheinen dann auch, wie in der Anleitung beschrieben, im Dialog "Verschieben" --> "In anderen Ordner"

Wichtig: Die verschobenen E-Mails werden nicht mehr durch den Mailserver gesichert. Um Datenverlust zu vermeiden, sollten Sie die pst-Datei in Ihre regelmäßige Datensicherung aufnehmen.

Zur Sicherung einzelner(!) E-Mails öffnen Sie die E-Mail im Webmail durch Klicken auf die Betreff-Zeile. Wählen Sie dann in der Zeile mit den Optionen "Bounce" aus. Dann bleiben diese Daten erhalten.

Um Ihre E-Mails einfach komplett zu archivieren, können Sie für den privaten Gebrauch z. B. das für private Anwender kostenlose Programm Mailstore [http://www.mailstore.com/de/] verwenden,
Eine Anleitung finden Sie unter http://www.uni-due.de/zim/services/e-mail/konfigurationsanleitungen/mailstore.shtml