Im Gegensatz zum bisherigen Verfahren, werden im Standardfall als SPAM erkannte E-Mails sowie E-Mails, die einen Virus oder einen ausführbaren Anhang enthalten, gar nicht mehr angenommen (mittlerer Spamschutz).
Der Absender wird darüber informiert, dass die E-Mail nicht zugestellt werden konnte.

Wir empfehlen, diese Standardeinstellung beizubehalten. Dadurch sollte sich der Anteil an SPAM-Mails deutlich verringern.
Sie können diese Einstellungen aber im Selfcareportal https://benutzerverwaltung.uni-duisburg-essen.de/ auch selber ändern auf:
- kein Spamschutz oder
- hoher Spamschutz
Weiterhin können Sie sich informieren lassen, wenn eine E-Mail wegen eines Virus oder einer ausführbaren Datei nicht angenommen wurde.

Als zusätzliches Feature erhalten unsere Nutzer nun auch die Möglichkeit „Greylisting“ einzusetzen. Greylisting (brit.) oder Graylisting (USA) bezeichnet eine Form der Spam-Bekämpfung bei E-Mails, bei der die erste E-Mail von unbekannten Absendern zunächst abgewiesen und erst nach einem weiteren Zustellversuch angenommen wird. Dadurch verlängert sich allerdings die Zustellzeit.

Aufgrund der stetig steigenden Anzahl von Werbemails, auch als SPAM bezeichnet, wird auf den eingehenden E-Mail-Servern eine Bewertung der E-Mails nach bestimmten Kriterien vorgenommen. Überschreitet die ermittelte Kennzahl einen bestimmten Schwellwert, wird die auffällig gewordene E-Mail markiert. Sie haben folgende Möglichkeiten, diese E-Mails automatisch zu behandeln:

1. Im Selfcareportal https://benutzerverwaltung.uni-due.de/portal/ können Sie selber festlegen, ob E-Mails, die als SPAM klassifiziert sind, zugestellt oder abgelehnt werden sollen. (siehe auch http://www.uni-due.de/zim/soforthilfe/faqs/knowledgebase-public.php?id=466#a_466)

2. Viele E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit, die auf diese Weise markierten E-Mails automatisch zu filtern, d.h. diese in bestimmte Ordner abzulegen. Hinweise und Anleitungen finden Sie unter http://www.uni-due.de/zim/services/e-mail/spam_filtern.shtml. Nutzer deren E-Mail Konto auf dem mailbox Server liegt, können die Filter automatisch einrichten lassen.

Alle eingehenden E-Mails werden auf Viren und SPAM geprüft. Ob eine E-Mail als SPAM erkannt wurde, können Sie am (vollständigen) Header erkennen.

Wie Sie sich diesen anzeigen lassen können, finden Sie unter http://www.uni-due.de/zim/soforthilfe/faqs/knowledgebase-public.php?id=429#a_429.

Im Header sehen Sie folgenden Eintrag:
"... scanned by Anti-Spam engine: CASE. Interim verdict: Positive "
(Mail wird als Spam erkannt und markiert (X-Spam-Score: **********)

Wenn Sie solche als SPAM erkannten E-Mails in Zukunft nicht mehr bekommen möchten, können Sie dieses im Selfcareportal angeben. (siehe http://www.uni-due.de/zim/soforthilfe/faqs/knowledgebase-public.php?id=449#a_449)

Die sogenannten Envelope Mail Header werden normalerweise nicht beim Aufrufen der Nachricht angezeigt. Je nach E-Mail-Klient kann man sie über eine Zusatzoption sichtbar machen:

- Thunderbird (V. 16.0.1): "Ansicht" | "Kopfzeilen" | "Alle"
- Outlook (V. 2003/2007): Nachricht aktivieren , Kontexttaste der Maus, Schaltfläche "Optionen"
- Outlook 2010: -Mail öffnen (ist erforderlich) -> Doppelklick Oben links Datei (orange farbiger Button) Doppelklick -> Informationen -> Eigenschaften (mittleres Feld unten)

In Outlook 2010 kann man sich diese Funktion mit Schnellzugriff einrichten:
Unter Optionen -> Symbolleiste für den Schnellzugriff -> Alle Befehle -> in das darunterliegende Feld klicken und Nachrichtenoptionen…auswählen und hinzufügen. Als Ergebnis, wird ein kleines Icon auf der Schnellstartleiste generiert.
Die E-Mail muss nun „NUR“ im Posteingang markiert werden. Mit dem Klick auf das Icon für die Nachrichtenoptionen erhält man die gewünschten Informationen.

Bitte schicken Sie diese E-Mail mit einem Vermerk an [hotline-zim@uni-due.de].
Die markanten Phrasen werden dann in unsere Mailserver eingetragen. Zukünftig eingehende E-Mails dieser Art werden dann als Spam markiert.

Sie können die Zustellung von als Spam markierten E-Mails selber über das Selfcareportal beeinflussen(siehe http://imperia.uni-due.de/zim/services/e-mail/mailpolicy-selfcareportal.shtml) oder über eigene Filtereinstellungen eine Vorsortierung vornehmen.

Informationen finden Sie unter http://www.uni-due.de/zim/services/e-mail/spam_filtern.shtml

Für ausgeschiedene Personen mit einer Weiterleitung an eine externe E-Mail Adresse greifen die Standardeinstellungen http://imperia.uni-due.de/zim/services/e-mail/mailpolicy-neu.shtml. Sie können nicht verändert werden.

- Melden Sie sich am Selfcareportal mit Ihrer Unikennung an.
- Wählen Sie 'Mailfunktionalitäten' (links) und dann 'SPAM-Schutzmaßnahmen einstellen' (rechts).
- Wählen Sie dann im Punkt 'Behandlung von Mail, die als SPAM klassifiziert wird' 'Abwehren und nicht zustellen' und gehen auf 'Einstellungen aktualisieren'.
- (Hier können Sie auch die Benachrichtigungen bei gefundenen Viren oder ausführbaren Anhängen abbestellen.)

Danach werden alle als SPAM erkannten E-Mails (dazu gehören auch E-Mails, die angeblich aus der uni-due Domäne verschickt wurden) gleich entfernt.

Wenn Ihr E-Mail Konto auf dem mailbox Server liegt, können Sie die Filterreglen automatisch einrichten lassen. Dazu müssen Sie sich nur einmal authentifizieren.