E-Mail verschicken an größere Gruppen

Für verschiedene Zwecke ist es erforderlich, größere Gruppen, z.B. alle Studierenden oder alle Lehrenden, per E-Mail zu informieren. 

Das ZIM bietet allen Einrichtungen der Hochschule an, in deren Auftrag eine E-Mail an einen größeren Personenkreis innerhalb der Hochschule zu versenden.

Wie kann eine Rundmail verschickt werden ?

  • Einmalige Rundmail
    Zur Durchführung einer Mailaktion spricht die Einrichtung mit dem ZIM den Personenkreis ab, der die zu versendende E-Mail erhalten soll. Das ZIM selektiert die E-Mailadressen aus dem Datenbestand des Identitätsmanagements bzw. der Benutzerverwaltung und bereitet einen Mailverteiler vor.
    Für manche Situationen sind auch schon spezielle Mailverteiler immer aktuell und einsatzbereit: z.B. für E-Mails an alle Studenten.
    Das ZIM nennt dem Absender dann die Mailadresse des Verteilers. Der Absender kann seine Rundmail dann an diese Adresse senden, genauso wie an einen einzelnen Empfänger. Zur Sicherheit wird die Verteilung aber nicht sofort ausgeführt, sodern zurückgehalten bis das ZIM die E-Mail freigibt.
  • Regelmäßig wiederkehrende Rundmail an den gleichen Personenkreis
    Für regelmäßig wiederkehrende Mailaktionen in einem definierten Kontext richten wir Einrichtungen der Hochschule gerne auch eigene Mailverteiler ein und stellen individuell ein, wer in den Verteiler posten darf und wer die Mailfreigabe machen kann.
    Das ZIM kümmert sich dabei darum, dass der Verteiler automatisch tagesaktuell die E-Mail Adressen des abgesprochenen Personenkreises beinhaltet. In der Nutzung des Verteilers ist die Einrichtung dann autark.

Im Rahmen dieses Dienstes werden keine Listen von E-Mailadressen weitergegeben! 

Vorgaben

Bei einer solchen Mailaktion sind sowohl technische als auch politische Vorgaben zu berücksichtigen.

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Wie wird eine Mailaktion vom Empfänger aufgenommen?

Akzeptanz

Ein Auftraggeber einer Mailaktion sollte sich mit der Problematik auseinandersetzen, dass die E-Mail bei dem Empfänger nicht immer positiv aufgenommen wird. "Ständig diese SPAM-Mail",  "Welche Frechheit, mich mit jedem Kram anzumailen".

Auf der anderen Seite besteht das Problem, dass die Empfänger die E-Mail zu schnell löschen, ohne den Inhalt wirklich wahrgenommen zu haben. Wir geben den Absendern der Aktionen folgenden Rat:

  • Sprechen Sie nicht in Rätseln, sondern drücken Sie sich mit einfachen Worten klar aus.
  • Kommen Sie sehr schnell zu Ihrem wesentlichen Anliegen.
  • Machen Sie deutlich, wer der Absender der E-Mail ist (am besten durch die Angabe einer Web-Seite Ihrer Einrichtung).
  • Machen Sie sehr schnell deutlich, wer sich angesprochen fühlen soll.

Alternativen zu einer Mailaktion

Als Alternativen zu einer Mailaktion, wie sie hier beschrieben wird, sollten Sie folgende Wege in Erwägung ziehen:

  • Newsletter der Pressestelle
  • Infobroschüre des Asta
  • Infobroschüre des Studentenwerkes
  • Mailinglisten mit subscribe- und unsubscribe-Möglichkeit
  • Maillinglisten, die automatisiert aus den Studierenden eines Studienganges gebildet werden